CELLE. Kein Papierkram, ein einheitliches System und mehr Zeit für andere Aufgaben: Die Vorteile der E-Rechnung liegen auf der Hand. Doch bis alles reibungslos funktioniert, gibt es einige Hürden und Fallstricke – das musste auch das Unternehmen CeH4 aus Groß Hehlen feststellen. Das Problem: Nicht jede firmeninterne Software kann die E-Rechnung ohne Weiteres verarbeiten, und auch die Mitarbeitenden müssen entsprechend geschult werden.
"Die ersten Rechnungen kamen am Anfang zurück, weil etwas nicht richtig eingestellt war", sagt CeH4-Geschäftsführer Florian Hupka. Der Celler Dienstleister ist auf die Energieversorgung spezialisiert, baut Anlagen für (Bio-)Gas, Wasserstoff & Co. Ein Großteil der Aufträge läuft über Ausschreibungen, die Kunden sind primär Netzbetreiber, Stadtwerke oder Industriebetriebe. Eine funktionierende E-Rechnung ist für das Unternehmen daher essenziell. Florian Hupka zieht einen Vergleich: "Im Prinzip soll es eine standardisierte Schnittstelle sein – wie damals beim Drucken. Früher brauchte man für jeden Drucker eine eigene Software, heute funktioniert es einheitlich, unabhängig von Hersteller oder Format.“
E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich
Seit Anfang des Jahres sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen und zu empfangen – zumindest bei Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen (B2B-Bereich). Auch Unternehmen wie CeH4 müssen E-Rechnungen im strukturierten Format ausstellen (XRechnung oder ZUGFeRD).
"Die Digitalisierung hilft gegen den Fachkräftemangel.“
Das Ziel: Den Rechnungsprozess zu digitalisieren, zu vereinheitlichen und effizienter zu gestalten. Florian Hupka sieht darin großes Potenzial: "Die Digitalisierung hilft gegen den Fachkräftemangel. Es geht nicht darum, Mitarbeiter abzubauen, sondern ihre Zeit sinnvoller einzusetzen – gerade angesichts von einem Wandel der Arbeitszeitmodelle, Elternzeit oder dem Renteneintritt vieler Fachkräfte.“
Um den Umstieg zu meistern, setzt die Buchhaltung von CeH4 auf Weiterbildung. „Am Anfang ist es wichtig, so viel Wissen wie möglich zu erwerben“, sagt Florian Hupka. Zwei Mitarbeiterinnen nehmen daher an einem Kurs des Netzwerks "Unternehmer Celle" teil, das neben Rechtsberatung unter anderem auch Fachvorträge für seine Mitglieder anbietet.
E-Rechnung spart Zeit und Papier
"Im Moment empfangen wir die Rechnungen im Postfach, viel weiter sind wir noch nicht, weil unser internes System erst angepasst werden muss. Aber wir arbeiten mit Vollgas daran", sagt CeH4-Mitarbeiterin Irina Gerbersdorf. Der Anreiz ist groß – nicht nur wegen der Zeitersparnis. „Endlich kein Papierkrieg mehr“, freut sich Heidrun Uekermann. Noch stehen in ihrem Büro Ordner voller Rechnungen – doch bald könnte die Papierablage Geschichte sein.
